Bien gérer sa relation à long terme avec ses investisseurs
Quelques outils et conseils
Gouvernance et lien avec les investisseurs
En soi, souscrire des obligations communautaires ne confère pas de droit associatif: si un membre d’un organisme à but non lucratif souscrit des obligations communautaires, il a un droit de vote en sa qualité de membre et non en sa qualité de souscripteur, et ce, quel que soit le montant d’obligations communautaires détenues. À l’inverse, si un souscripteur d’obligations n’est pas membre de l’organisation, il n’aura pas de droit de vote.
Il est cependant important que les organismes émetteurs informent en continu les détenteurs d’obligations, ces partenaires ont posé un geste de soutien et de confiance envers le développement de l’organisation et en sont devenus parties prenantes.
Chaque année, des retours sur l’état d’avancement du projet, l’emploi des fonds et les perspectives de développement doivent être réalisés auprès des détenteurs d’obligations pour s’assurer de maintenir le lien entre l’organisme émetteur et les investisseurs solidaires.
Cette information et ce contact en continu peuvent prendre plusieurs formes, par exemple:
- un courriel ou une infolettre qui informe sur le développement du projet et l’emploi des fonds;
- une invitation à une rencontre à un moment clé du projet pour échanger;
- une invitation à l’assemblée générale, etc.
Il peut être judicieux de sonder ponctuellement les détenteurs d’obligations sur leur intention de renouveler ou non les obligations à terme afin de planifier au mieux la stratégie de remboursement.
La bonne gestion de cette relation est extrêmement importante pour contribuer à développer, chez les investisseurs et les partenaires, un sentiment d’appartenance à l’organisation. Elle peut également avoir un impact sur la volonté de renouveler la confiance lors d’une nouvelle émission ou au moment du renouvellement des obligations.
Une gestion en continu
Gérer en continu les obligations implique essentiellement quatre tâches.
- Durant toute la durée du terme, le registre des obligataires doit être tenu à jour, notamment les coordonnées des investisseurs, pour s’assurer qu’à échéance ils seront facilement joignables.
- Dans le cas de paiements d’intérêts annuels, les intérêts doivent être versés et les reçus fiscaux remis.
- Le cas échéant, les demandes de transfert ou de rachat avant terme doivent être gérées.
- Anticiper le renouvellement et le remboursement à terme et prévoir sa stratégie de sortie.
Le registre des investisseurs: un outil précieux à maintenir à jour
Le registre des détenteurs d’obligations est un document important. Il doit être tenu à jour. Pour des campagnes relativement modestes, le registre peut être tout simplement un fichier Excel que l’administration conserve durant toute la durée du terme. Pour des campagnes d’envergure, notamment celles qui dépassent 100 investisseurs ou si l’organisme prévoit plusieurs émissions successives (et donc de gérer des dates d’émission différentes et un nombre important d’investisseurs), une base de données peut être utile pour faciliter la gestion de l’information. Faire des sauvegardes dans des dossiers est fortement recommandé. Il est primordial de ne pas perdre l’information.
Il doit comprendre minimalement:
- nom et prénom du détenteur d’obligation;
- adresse;
- téléphone;
- adresse courriel;
- nombre d’obligations communautaires (OC) détenues;
- montant total acheté;
- numéro(s) de certificat(s);
- catégorie (le cas échéant);
- certificat partagé (le cas échéant);
- date de l’émission;
- date d’échéance;
- transfert ou rachat avant terme (le cas échéant);
- nom du nouveau détenteur (s’il y a transfert);
- perspectives de renouvellement (le cas échéant) ;
- autres/commentaires.
La conservation des données
Dans un souci de pouvoir gérer au mieux la relation avec les investisseurs durant toute la durée du terme ainsi qu’au moment du renouvellement ou du remboursement, il est important de conserver (en format papier et électronique) l’ensemble des données des investisseurs: noms et coordonnées, numéro de certificat (registre des détenteurs d’obligations); preuve du paiement; copie du formulaire de souscription signée; copie du certificat d’obligation. Aussi, il est important de s’imaginer que dans 5 ou 10 ans l’équipe sera peut-être partiellement ou entièrement renouvelée. Les informations doivent donc être classées avec rigueur pour faciliter une éventuelle reprise des dossiers par de nouveaux employés.